Hallituksen varajäsenen valitseminen on pakollista osakeyhtiössä, jos hallituksessa on varsinaisia jäseniä yksi tai kaksi. Hallitukseen on tällaisissa tilanteissa valittava vähintään yksi varajäsen. Hallitukseen voidaan valita varajäseniä, vaikka pakottava säännös ei siihen velvoittaisi.
Hallituksen varajäsenyysvaatimuksesta seuraa, että osakeyhtiön perustaminen yksin on mahdollista vain, mikäli hallituksen varajäseneksi löytyy hallituksen jäsenen kelpoisuusvaatimukset täyttävä henkilö. Varajäsenen ei tarvitse normaalitilanteissa olla mukana yhtiön toiminnassa, eikä varajäsenen tarvitse omistaa yhtiön osakkeita.
Hallituksen varajäsenen valinta
Hallituksen varajäsenen valinta on lähtökohtaisesti yhtiökokouksen tehtävä. Osakeyhtiötä perustaessa valinta tehdään perustamissopimuksessa. Erillistä osakeyhtiön perustamiskokousta ei ole pakko pitää, vaan valinta voidaan kirjata perustamissopimukseen kokousta pitämättä.
Varajäsenen valinta edellyttää, että varajäsen on antanut suostumuksensa tehtävään. Kaupparekisteriin on toimitettava varajäsenen henkilötiedot (koko nimi, henkilötunnus, syntymäaika sekä kansalaisuus). Tieto hallituksen varajäsenyydestä on julkinen. Henkilötunnus on tarkoitettu kuitenkin vain viranomaisen käyttöön.
Yhtiöjärjestykseen ei tarvitse ottaa erikseen määräystä varajäsenen valinnasta. Yhtiöön voidaan valita aina varajäsen suoraan lain nojalla, jos hallituksessa on varsinaisia jäseniä yksi tai kaksi.
Hallituksen varajäsenten lukumäärä
Hallitukseen valittavien varajäsenten lukumäärä ei ole sidoksissa varsinaisten jäsenten lukumäärään. Varajäseniä on mahdollista valita enemmän tai vähemmän kuin hallituksessa on varsinaisia jäseniä.
Hallitukseen ei toisaalta tarvitse valita yhtään varajäsentä, jos hallituksessa on vähintään kolme varsinaista jäsentä. Lähtökohtaisesti varajäsen ei ole henkilökohtaisesti tietyn hallituksen jäsenen varajäsen. Osakeyhtiössä on kuitenkin mahdollista nimetä hallituksen jäsenille henkilökohtainen varajäsen.
Yhtiöjärjestyksen määräykset on otettava huomioon hallituksen varajäsenten valinnassa. Yhtiöjärjestyksessä voi olla varajäsenten lukumäärää koskeva määräys:
- Kiinteä varajäsenten lukumäärä;
- Varajäsenten enimmäismäärä;
- Varajäsenten vähimmäismäärä.
Hallituksen varajäsenen tehtävät
Hallituksen varajäsenet saavat toimia hallituksen varsinaisen jäsenen tilalla vain tilanteissa, joissa varsinainen jäsen on pysyvästi tai tilapäisesti estynyt toimimasta tehtävässään. Estymisen syynä voi olla esimerkiksi sairastuminen, matka tai kuolema.
Hallituksen varajäsenen pääasiallisena tehtävänä on tällöin korvata varsinainen jäsen hallituksen kokouksissa. Varajäsenellä on tällaisissa tilanteissa sama tehtäväkuva oikeuksineen ja velvollisuuksineen kuin hallituksen varsinaisella jäsenellä on.
Yhden henkilön yhtiöissä osakkeenomistaja on usein hallituksen ainoa varsinainen jäsen. Varsinaisen jäsenen kuollessa, varajäsen tulee varsinaisen jäsenen tilalle. Varajäsenen tehtävä on tällöin kutsua yhtiökokous koolle päättämään uudesta hallituksesta, koska hallituksen kokoonpano ei täytä tällöin osakeyhtiölain vähimmäisvaatimuksia.
Kuolinpesä ei tule suoraan varsinaisen jäsenen tilalle hallitukseen, koska hallituksen jäsenen täytyy olla luonnollinen henkilö. Yhtiökokouksessa on kuitenkin mahdollista valita kuolinpesää edustavia henkilöitä yhtiön hallitukseen. Jakamaton kuolinpesä saa osallistua yhtiökokoukseen yhteisen edustajan kautta yksimielisenä.
Kaikki varajäsenen tehtävät eivät liity suoraan hallituksen kokousten päätöksentekoon. Nimittäin esimerkiksi haaste voidaan toimittaa laillisesti yhtiölle tiedoksi siten, se annetaan osakeyhtiön hallituksen varajäsenelle.
Hallituksen varajäsenen vastuu
Varajäsen ei ole juridisessa vastuussa sellaisista hallituksen päätöksistä, joiden päättämiseen varajäsen ei ole osallistunut.
Vaikka juridista vastuuta varajäsenelle ei lankeisikaan, niin yhtiön konkurssi tai maksuhäiriötausta voi näkyä negatiivisena vastuuhenkilötaustana. Varajäsenen negatiivinen vastuuhenkilötausta voi vaikuttaa negatiivisesti muiden yritysten luottoluokitukseen, joissa varajäsen on mukana.
Hallituksen varajäsenellä on sama juridinen vastuu kuin hallituksen jäsenellä silloin, kun varajäsen on osallistunut päätöksentekoon tai yhtiön edustamiseen. Osakeyhtiölain 6 luvun 8 §:n mukaan mitä osakeyhtiölaissa säädetään jäsenestä, sovelletaan myös varajäseneen.
Hallituksen varajäsenen edustusoikeus
Hallituksen varajäsenen edustusoikeus rinnastuu varsinaisen jäsen edustusoikeuteen tilanteessa, jossa varajäsen tulee varsinaisen jäsenen tilalle. Henkilöön sidoksissa olevia edusoikeuksia varajäsen ei kuitenkaan saa tässä yhteydessä. Tällaisia henkilöön sidoksissa olevia oikeuksia ovat nimetylle henkilölle annettu edustusoikeus ja prokura.
Yhtiöjärjestyksen edustusoikeutta koskevaa määräystä tulkittaessa, hallituksen varajäsen luetaan hallituksen jäseneksi, kun varajäsen on tullut varsinaisen jäsenen tilalle.
Yhtiötä edustavat paitsi hallitus, myös hallituksen jäsenet kaksi yhdessä.
Tällainen määräys tarkoittaa, että varsinaisen jäsenen tilalle tulleella varajäsenellä on yhdessä hallitukseen kuuluvan toisen varsinaisen jäsenen kanssa edustusoikeus.
Yhtiötä edustavat paitsi hallitus, myös hallituksen jäsen yksin.
Tällainen määräys tarkoittaa, että varsinaisen jäsenen tilalle tulleella varajäsenellä on yksin edustusoikeus.
Hallitus on voinut antaa varajäsenelle myös henkilökohtaisesti nimetyn edustusoikeuden tai varajäsen voi olla samanaikaisesti myös prokura.
Hallituksen varajäsenen osallistuminen yhtiön toimintaan ilman sijaistamista
Varajäsen voi osallistua myös muuten yhtiön toimintaan kuin tilanteissa, joissa varajäsen on tullut varsinaisen jäsenen tilalle. Hallituksella ei ole kuitenkaan tällöin velvollisuutta kutsua varajäsentä kokouksiin.
Varajäsen voi osallistua hallituksen kokoukseen ilman puhe- ja äänioikeutta. Varajäsentä ei tällöin oteta huomioon laskettaessa hallituksen päätösvaltaisuutta tai hallituksen päätöksen edellyttämää enemmistöä.
Hallituksen varajäsenten tehtäväänastumisjärjestys
Hallitukseen voidaan valita useita varajäseniä. Tällöin on usein hyvä luoda käytäntö järjestyksestä, jossa varajäsenet astuvat tehtävään.
Yksi vaihtoehto on, että yhdelle tai useammalle hallituksen jäsenelle nimitetään henkilökohtainen varajäsen. Tällöin tehtäväänastumisessa ratkaisevaa on se, kuka hallituksen jäsenistä on estynyt.
Toinen vaihtoehto on, että varajäsenet numeroidaan tehtäväänastumisjärjestyksen mukaisesti (1, 2, 3…). Tällaisessa ratkaisussa numerojärjestys ratkaisee, kuka varajäsenistä tulee varsinaisen jäsenen tilalle.
Varajäsenten tehtäväänastumisjärjestys on asia, josta yleensä kannattaa sopia osakassopimuksella. Jos päätöstä ei ole tehty etukäteen, asian voi yleensä ratkaista hallituksen puheenjohtaja kokousta kutsuessaan koolle.
Varajäsenen eroaminen ja erottaminen
Varajäsenellä on oikeus erota tehtävästään milloin tahansa. Eroaminen ei vaadi perusteluja, mutta lainsäädännön vaatimaa menettelyä on noudatettava. Eroamisen jälkeen erosta ja tehtävän päättymisestä on ilmoitettava kaupparekisteriin.
Varajäsenen saa erottaa lähtökohtaisesti taho, joka on valinnut varajäsenen tehtävään. Käytännössä useimmiten yhtiökokouksella on oikeus erottaa varajäsen.
Varajäsenen tilalle on valittava uusi varajäsen, jos hallituksessa on yksi tai kaksi varsinaista jäsentä. Osakeyhtiön voidaan poistaa kaupparekisteristä tai asettaa selvitystilaan, jos toimikelpoista hallitusta ei ole merkitty kaupparekisteriin.
Tarvitsetko pöytäkirjamallin yhtiökokoukseen tai hallituksen kokoukseen?
Voit ladata maksuttomat pöytäkirjamallit yhtiökokoukseen ja hallituksen kokoukseen Lekantti Sisäpiiristä. Pääset liittymään sisäpiiriläiseksi alla olevalla lomakkeella.
