Yhtiökokouksen pöytäkirja

Yhtiökokouksen pöytäkirja on laadittava jokaisesta yhtiökokouksesta.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa on käsiteltävä ja päätettävä niistä asioista, joista yhtiöjärjestys määrää. Varsinaisessa yhtiökokouksessa on päätettävä vähintään osakeyhtiölain vaatimista pakollisista asioista.

Ilmainen näyte sisältää ensimmäisen sivun. Asiakirjan voi avata vain lukutilassa. Tämän asiakirjan täyden version voi ladata ilmaiseksi Lekantti Sisäpiiristä.

Osakeyhtiössä on pidettävä tilikausittain vähintään yksi yhtiökokous

Osakeyhtiössä voidaan pitää kahdenlaisia yhtiökokouksia – varsinaisia yhtiökokouksia ja ylimääräisiä yhtiökokouksia. Nämä kokoukset eroavat toisistaan siten, että varsinaisen yhtiökokouksen pitoajankohta on määrätty ennakolta.

Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä tarkemmin varsinaisen yhtiökokouksen pitoajankohdasta. Lähtökohtaisesti osakeyhtiöissä pidetään vain yksi varsinainen yhtiökokous tilikaudessa.

Joskus varsinaisten yhtiökokousten välillä tulee tarve saattaa jokin asia yhtiökokouksen päätettäväksi. Tällöin on mahdollista tehdä osakkeenomistajien yksimielinen päätös tai kutsua ylimääräinen yhtiökokous koolle.

Ylimääräinen yhtiökokous on pidettävä, jos:

yhtiöjärjestyksessä niin määrätään;
hallitus katsoo siihen olevan aihetta;
osakkeenomistaja tai tilintarkastaja vaatii sitä osakeyhtiölain 5 luvun 4 §:n mukaisesti; taikka
hallintoneuvosto katsoo siihen olevan aihetta ja sillä on yhtiöjärjestyksen mukaan oikeus päättää ylimääräisen yhtiökokouksen pitämisestä.

Yhtiökokouksen pöytäkirjan pitäminen on lakisääteinen velvollisuus

Yhtiökokouksen puheenjohtajan on huolehdittava pöytäkirjan laatimisesta. Pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset.

Pöytäkirjaan voidaan merkitä myös päätöksiin johtamattomat ehdotukset sekä osakkeenomistajien eriävät mielipiteet. Näiden asioiden merkitseminen pöytäkirjaan ei kuitenkaan ole pakollista.

Puheenjohtajan ja yhden pöytäkirjan tarkastajaksi valitun on allekirjoitettava pöytäkirja. “Yhden miehen osakeyhtiöissä” riittää, että ainoa osakkeenomistaja allekirjoittaa pöytäkirjan.

Osakeyhtiön yhtiökokouksen pöytäkirja – malli

Yhtiökokouksen ajankohta
Yhtiökokouksen pitopaikka
Läsnäolijat
Kokouksen avaaminen
Kokouksen järjestäytyminen
Pöytäkirjatarkistajien ja ääntenlaskun valvojien valinta
Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Läsnäolevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
Tilinpäätöksen esitteleminen
Tilinpäätöksen vahvistaminen
Taseen osoittaman voiton käyttäminen
Vastuuvapaudesta päättäminen
Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
Hallituksen jäsenten palkkiosta päättäminen
Hallituksen jäsenten valitseminen
Tilintarkastajien palkkiosta päättäminen
Tilintarkastajien valitseminen
Päätöksentekomenettely ja mahdollisten äänestysten tulokset
Kokouksen päättäminen
Allekirjoitukset

Lataa ilmaiseksi osakeyhtiön varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja

Liittymällä Lekantti Sisäpiiriin, voit ladata ilmaiseksi osakeyhtiön varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirjamallin, jonka juristi on laatinut esimerkkiyhtiölle.

Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokous on osakeyhtiön ylin päättävä elin. Kaikista merkittävimmät asiat on saatettava yhtiökokouksen päätettäväksi. Osakeyhtiölaissa säädetään, mitkä päätökset on aina käsiteltävä yhtiökokouksessa.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa päätettävät asiat

Tilinpäätöksen vahvistaminen (pakollinen)
Taseen osoittaman voiton käyttämisestä (pakollinen – jos yhtiö tehnyt voittoa)
Vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille, hallintoneuvoston jäsenille ja toimitusjohtajalle (vastuuvapautta ei ole pakko antaa, mutta päätös tehtävät)
Hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten palkitseminen (palkitseminen ei ole pakollista)
Hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten valinta (tarvittaessa tehtävä päätös)
Tilintarkastajan valinta (jos tilintarkastaja tulee valita)
Muut yhtiöjärjestyksen mukaan varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Osakeannin järjestäminen

Maksullinen osakeanti
Maksuton osakeanti
Maksullinen suunnattu osakeanti
Maksuton suunnattu osakeanti
Osakeantivaltuutuksen antaminen hallitukselle

Optio-oikeuksien antaminen

Optio-oikeuksien antamispäätös
Optiovaltuutuksen antaminen hallitukselle

Omien osakkeiden hankkiminen tai lunastaminen

Omien osakkeiden hankkiminen osakkaalta vapaaehtoisilla osakekaupoilla
Suunnattu omien osakkeiden hankkiminen osakkaalta vapaaehtoisella osakekaupalla
Valtuutuksen antaminen hallitukselle omien osakkeiden hankintaan
Omien osakkeiden lunastaminen

Yhtiöjärjestyksen muuttaminen

Yhtiön kotipaikan muutos
Yhtiön toimialan muutos
Yhtiön toiminimen muuttaminen
Rinnakkaistoiminimen ottaminen tai poistaminen
Lunastuslausekkeen muuttaminen
Suostumuslausekkeen muuttaminen
Hallitusten jäsenten määrää koskevan määräyksen muuttaminen (oletus enintään 5 jäsentä)
Yhtiön edustamista koskeva määräyksen muuttaminen
Yhtiökokouksen kutsua koskevien määräysten muutos
Yhtiökokouksen järjestämistä koskevien määräysten muuttaminen
Osakesarjoista päättäminen
Muuntolausekkeen muuttaminen
Tilikaudesta määrääminen
Tilintarkastajista määrääminen
Osakasluettelossa vaadittavista tiedoista päättäminen
Yhtiökokouksessa päätettävistä asioista määrääminen

Yhtiön asettaminen selvitystilaan

Osakeyhtiön asettaminen yhtiökokouksen päätöksellä selvitystilaan

Lakimiehen pitämä yhtiökokous on huoleton

Yhtiökokouksen puheenjohtajaksi tai sihteeriksi voi valita myös lakimiehen, joka vastaa tällöin yhtiökokouksen pöytäkirjan pitämisestä ja auttaa varmistamaan kokouksen lainmukaisuuden. Voit pienentää merkittävistä riskiä yhtiökokouksen päätöksen moittimiseen, kun yhtiökokous järjestetään huolellisesti.

Yhtiökokouspaketti sisältää:

Yhtiökokouksen esityslistan laadinnassa avustaminen
Yhtiökokouksen puheenjohtajana tai sihteerinä toimiminen enintään yhden tunnin
Osakasluettelosta osakeyhtiölain mukaisen yhtiökokouksessa esillä pidettävän luettelon laatiminen
Ääniluettelon laatiminen
Yhtiökokouksen pöytäkirjan laatiminen